O Orçamento do Estado para 2024 trouxe consigo uma nova alteração relacionada com a fatura eletrónica e a obrigatoriedade do envio de faturas em PDF com certificado digital.
Tendo em conta o ponto 3 do Artigo 284.º - Disposições transitórias relativas a obrigações fiscais, "Até 31 de dezembro de 2024 são aceites faturas em ficheiro PDF, sendo consideradas como faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal."
É assim determinado que, até 31 de dezembro de 2023, todas as faturas em PDF, emitidas por programas certificados e enviadas e recebidas por e-mail, com ou sem assinatura digital qualificada, são consideradas como faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal.
No entanto, é já permitida a associação de uma assinatura digital qualificada em cada fatura eletrónica ou outro documento fiscalmente relevante, tanto mais que é um dos requisitos para a emissão de faturas eletrónicas EDI ao Estado, já obrigatório desde 1 de janeiro de 2023.
O que é uma fatura eletrónica?
Uma fatura eletrónica é um documento comercial emitido por via eletrónica, através de um programa de faturação certificado com garantia da autenticidade da emissão e da integridade dos dados do documento por uma das vias:
- Assinatura eletrónica qualificada;
- Selo eletrónico qualificado;
- Sistema de intercâmbio eletrónico de dados EDI.
Na prática, o processo de faturação eletrónica é completamente digital. Desde a emissão e envio, à receção e arquivo das faturas, tudo acontece por meio eletrónico.
Quais são as vantagens da fatura eletrónica?
Por se tratar do meio digital, a faturação eletrónica beneficia das seguintes principais vantagens:
- Simplicidade: o processo de emissão e envio das faturas eletrónicas a partir do programa de faturação é feito em segundos;
- Segurança e fiabilidade: a fatura eletrónica é mais segura e fiável que a fatura em papel;
- Redução de custos: o processo de envio e receção das faturas não tem custos de impressão nem de entrega;
- Acessibilidade: o arquivo digital das faturas facilita o acesso e consulta onde e quando desejar.
O que é a assinatura eletrónica qualificada?
A assinatura digital qualificada é, tal como o próprio nome indica, uma assinatura em formato digital, gerada eletronicamente, que identifica de forma inequívoca a pessoa ou empresa que é responsável pela emissão do documento. Esta assinatura eletrónica qualificada é exclusiva e intransmissível, por forma a assegurar a integridade dos dados nele contidos.
Note-se que, embora tenham o objetivo comum da autenticação, a diferença entre a assinatura eletrónica qualificada e o selo eletrónico qualificado está no sujeito identificado. Enquanto que a assinatura digital qualificada respeita à pessoa que assina o documento, o selo eletrónico qualificado apenas identifica a empresa.
Qual é o valor da assinatura eletrónica qualificada?
A assinatura eletrónica qualificada apenas pode ser emitida por entidades credenciadas para o efeito e tem valor equivalente à assinatura manual. Desta forma, a assinatura digital qualificada garante valor probatório, tornando o documento legal, ao mesmo tempo que garante a integridade dos dados nele contidos.
A partir de 1 de janeiro de 2025, as faturas eletrónicas passam a ter que incluir obrigatoriamente uma assinatura eletrónica qualificada, de acordo com o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.
Quais os documentos que devem ser assinados?
Todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes, em formato .PDF ou .XML, enviados por e-mail ou por qualquer outra via eletrónica, devem conter uma assinatura digital qualificada. Aqui se incluem os documentos de transporte, recibos e quaisquer outros documentos emitidos, independentemente da sua designação, que sejam suscetíveis, nomeadamente, de apresentação ao cliente que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços.
Qual a melhor forma de incluir a assinatura eletrónica qualificada nas suas faturas?
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