Até 31 de dezembro de 2023, as faturas em PDF são aceites, sendo consideradas como faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal. Esta alteração consta do Despacho n.º 8/2022-XXIII, de 13 de dezembro, do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais.
No entanto, é já permitida a associação de uma assinatura digital qualificada em cada fatura eletrónica ou outro documento fiscalmente relevante, tanto mais que é um dos requisitos para a emissão de faturas eletrónicas EDI ao Estado, já obrigatório desde 1 de janeiro de 2023.
O que é uma fatura eletrónica?
Uma fatura eletrónica é um documento comercial emitido por via eletrónica, através de um programa de faturação certificado com garantia da autenticidade da emissão e da integridade dos dados do documento por uma das vias:
- Assinatura eletrónica qualificada;
- Selo eletrónico qualificado;
- Sistema de intercâmbio eletrónico de dados EDI.
Na prática, o processo de faturação eletrónica é completamente digital. Desde a emissão e envio, à receção e arquivo das faturas, tudo acontece por meio eletrónico.
Quais são as vantagens da fatura eletrónica?
Por se tratar do meio digital, a faturação eletrónica beneficia das seguintes principais vantagens:
- Simplicidade: o processo de emissão e envio das faturas eletrónicas a partir do programa de faturação é feito em segundos;
- Segurança e fiabilidade: a fatura eletrónica é mais segura e fiável que a fatura em papel;
- Redução de custos: o processo de envio e receção das faturas não tem custos de impressão nem de entrega;
- Acessibilidade: o arquivo digital das faturas facilita o acesso e consulta onde e quando desejar.
O que é a assinatura eletrónica qualificada?
A assinatura digital qualificada é, tal como o próprio nome indica, uma assinatura em formato digital, gerada eletronicamente, que identifica de forma inequívoca a pessoa ou empresa que é responsável pela emissão do documento. Esta assinatura eletrónica qualificada é exclusiva e intransmissível, por forma a assegurar a integridade dos dados nele contidos.
Note-se que, embora tenham o objetivo comum da autenticação, a diferença entre a assinatura eletrónica qualificada e o selo eletrónico qualificado está no sujeito identificado. Enquanto que a assinatura digital qualificada respeita à pessoa que assina o documento, o selo eletrónico qualificado apenas identifica a empresa.
Qual é o valor da assinatura eletrónica qualificada?
A assinatura eletrónica qualificada apenas pode ser emitida por entidades credenciadas para o efeito e tem valor equivalente à assinatura manual. Desta forma, a assinatura digital qualificada garante valor probatório, tornando o documento legal, ao mesmo tempo que garante a integridade dos dados nele contidos.
A partir de 1 de janeiro de 2024, as faturas eletrónicas passam a ter que incluir obrigatoriamente uma assinatura eletrónica qualificada, de acordo com o Decreto-Lei n.o 28/2019, de 15 de fevereiro e o Despacho n.o 49/2022-XXI, de 24 de maio.
Quais os documentos que devem ser assinados?
Todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes, em formato .PDF ou .XML, enviados por e-mail ou por qualquer outra via eletrónica, devem conter uma assinatura digital qualificada. Aqui se incluem os documentos de transporte, recibos e quaisquer outros documentos emitidos, independentemente da sua designação, que sejam suscetíveis, nomeadamente, de apresentação ao cliente que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços.
Qual a melhor forma de incluir a assinatura eletrónica qualificada nas suas faturas?
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