Mapa de km: o que é, como controlar e porque é obrigatório nas empresas

Com os avanços galopantes da tecnologia, impulsionados pela pandemia vivida recentemente, as tarefas laborais são cada vez mais digitais e efetuadas à distância de um clique, evitando assim custos com deslocações e perdas de tempo desnecessárias.

No entanto, os contatos diretos e presenciais são e serão sempre necessários e imprescindíveis em contexto laboral, especialmente em tarefas comerciais e de vendas, recorrendo-se muitas vezes ao uso da viatura própria por parte do colaborador. Desta forma, será necessário efetuar um registo de despesas referentes às deslocações realizadas no formato de mapa de km, permitindo assim o reembolso devido ao colaborador pelas deslocações efetuadas no contexto profissional.

O que é o mapa de km?

O mapa de km define-se como um documento interno de suporte que permite o registo, por parte dos colaboradores, das deslocações feitas nas suas viaturas próprias em contexto profissional.

Ao ser efetuado este registo, é possível por parte da empresa efetuar a compensação com um valor predefinido por km. Para que o mapa seja corretamente preenchido, deverão dele constar as informações relativas à origem, destino, distância em km percorridos e também o motivo da viagem efetuada.

Para além de ser um documento que contém a informação necessária para que a empresa determine o valor da compensação a atribuir aos trabalhadores, é também um documento necessário para a comprovação fiscal dos gastos relativos a essa compensação.

Como surgiu a obrigatoriedade do mapa de km?

Os mapas de km têm que ser assinados pelos colaboradores, para efeitos da comprovação documental dos gastos com a compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal, e da sua consequente aceitação fiscal. Para mais detalhes, sugerimos a consulta do n.º 3 do art. 23.º, conjugado com a alínea h) do n.º 1 do art. 23.º-A, ambos do CIRC.

Desta forma, e segundo a informação vinculativa da Autoridade Tributária, os colaboradores que efetuem deslocações nas suas viaturas pessoais no contexto profissional devem obter acesso a um modelo de documento ou aplicação em que lhes seja possível preencher a informação referente às deslocações realizadas, ficando assim registado o mapa de km. Os mapas de km gerados deverão, de seguida, ser assinados pelos colaboradores.

O valor recebido pelo colaborador referente à utilização de automóvel próprio ao serviço da entidade patronal, é considerado como rendimento do trabalho dependente quando o montante excede os limites legais, nos termos da alínea d) do n.º 3 do art. 2.º do Código do IRS.

Por outro lado, nos termos do n.º 1 e da alínea d) do n.º 2 do art. 23.º do CIRC, os gastos da entidade patronal na situação descrita são considerados como gastos dedutíveis para efeitos da determinação do lucro tributável. Desta forma, e de acordo com o n.º 3 do mesmo artigo, estes gastos devem estar comprovados documentalmente por um mapa justificativo da deslocação, ou seja, o mapa de km.

Os elementos que constam no mapa encontram-se referidos na alínea h) do n.º 1 do art. 23.º-A do CIRC, sendo estes os locais de origem e destino, o tempo de permanência, objetivo, identificação da viatura própria e do trabalhador e número de km percorridos.

Qual a importância da gestão de despesas para o preenchimento do mapa de km?

Por forma a que a empresa obtenha um mecanismo de controlo correto e preciso das suas despesas, é necessário efetuar um correto registo dos mapas de km dos seus colaboradores.

Tendo os colaboradores direito ao recebimento das despesas mencionadas, torna-se de extrema importância a existência de rigor em ambas as partes no registo do mapa de km. Para que o colaborador receba por inteiro ao que tem direito, deverá efetuar um correto registo dos gastos relacionados, sendo que os mesmos incluem combustível e portagens. Por outro lado, se nos focarmos do ponto de vista da entidade patronal, para salvaguardar que o pagamento efetuado reflete os custos reais que o colaborador teve, deverá de igual forma verificar mediante os registos das despesas do colaborador os gastos reais que o mesmo auferiu.

Sendo assim, ao ser efetuado um correto preenchimento do mapa de km, é salvaguardado que o colaborador obtém o montante a que tem direito e que a empresa não sai lesada de forma indevida.

Quais os limites fiscais existentes relativos ao mapa de km?

Na construção do mapa de km percorridos, existem preços estabelecidos a pagar por quilómetro, sendo que os mesmos já incluem os valores do combustível, portagens e eventual estacionamento.

De referir que o valor varia conforme o meio de transporte do trabalhador, havendo, portanto, diferença entre viatura própria ou transporte público. No caso de a deslocação ser efetuada por carro alugado, o cálculo é efetuado conforme o número de trabalhadores.

O Orçamento de Estado para 2024 eliminou os cortes nas ajudas de custo e subsídio de transporte à Função Pública, que haviam sido introduzidos em 2011 e estavam em vigor até 31 de dezembro de 2023.

Esta alteração resulta da alínea d) do artigo 317.º da Lei do Orçamento de Estado para 2024, que revoga o artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro, que tinha aprovado medidas adicionais de redução de despesa com vista à consolidação orçamental prevista no Programa de Estabilidade e Crescimento para 2010-2013, e repõe os valores das ajudas de custo e subsídios de transporte previstos na Portaria n.º 1553-D/2008, de 31 de dezembro.

Desta forma, os valores de referência máximos, de isenção de tributação em sede de IRS e Segurança Social, para as ajudas de custo e compensação por utilização de viatura própria em vigor a partir de 1 de janeiro de 2024 são os seguintes.

As ajudas de custo com as deslocações têm um valor diário, que tem como base o salário do trabalhador. O abono pode ser pago na totalidade ou em parte.

No caso de deslocações diárias, o abono a ser pago tem em consideração o período do dia no qual foi efetuada a deslocação. Segundo a legislação das ajudas de custo, o valor é o seguinte:

• 25%. Se abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 13 e as 14 horas, para fazer face a despesas de almoço;
• 25%. Se abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 20 e as 21 horas, para fazer face a despesas de jantar;
• 50%. Se implicar alojamento (caso o funcionário não tenha meios para regressar a casa até às 22 horas).

No caso das deslocações por dias sucessivos, o valor é variável mediante as horas de partida e chegada do colaborador. Assim, no dia da partida, o cenário é o seguinte:

• 100%. Se a partida acontecer até às 13 horas
• 75%. Se a partida acontecer entre as 13 e as 21 horas
• 50%. Se a partida acontecer após as 21h.

No dia da chegada, o funcionário recebe:

• 0%. Se a chegada acontecer até às 13 horas
• 25%. Se a chegada acontecer entre as 13 e as 20 horas
• 50%. Se a chegada acontecer após as 20 horas.

Existem, de igual forma, valores de referência máximos para as ajudas de custo com deslocações em Portugal e no estrangeiro.

Como as soluções cegid Cloudware ajudam no mapa de controlo de km?

As soluções cegid Cloudware têm como objetivo simplificar a gestão do empresário e o trabalho do contabilista, sempre numa lógica de produtividade e trabalho colaborativo.

Sendo assim, possibilita aos colaboradores efetuarem o registo dos seus mapas de km, tendo os mesmos que ser aprovados pelo empresário e validados pelo contabilista responsável.

Desta forma, após a sua aprovação, os valores presentes nos mapas de km preenchidos são integrados automaticamente no processamento salarial do colaborador no mês respetivo, sendo igualmente aplicados automaticamente os limites fiscais.

O registo das deslocações em viatura própria e das ajudas de custo dos trabalhadores é simples, integrada e colaborativa!